Cyfrowy urzędnik cenną pomocą w samorządzie. Nagroda dla UM Bydgoszczy

Pozwoliło ono na znaczne oszczędności, a inwestycja zwróciła się już po paru miesiącach. Rozwój podobnych technologii w urzędach to duża nadzieja dla samorządów.

Czym zajmuje się cyfrowy urzędnik?

Robot „zatrudniony” w urzędzie w Bydgoszczy wykonuje zadania, które opierają się na powtarzalnych, sprawdzonych procesach. Samodzielnie pobiera dokumenty z elektronicznych Biur Obsługi Klienta (eBOK) dostawców energii, wysyła je do odpowiednich jednostek podległych i analizuje zawarte w nich dane rozliczeniowe. Jeśli wykryje błędy, wysyła informację do zespołu nadzorującego w Urzędzie Miasta. Aplikacja (Baza Zarządzania Energią) pozwala na pozyskanie danych źródłowych, sczytanie danych z dokumentu i ich analizę, a także wysyłkę do właściwej jednostki. Rozwiązanie zostało zrealizowane przez firmę For Progress w oparciu o polską platformę Wizlink®, służącą do robotyzacji procesów biznesowych.

Zastosowanie robota w urzędzie przyniosło wymierne korzyści. Są to między innymi:

• zwiększenie efektywności wykonywanych zadań,
• odciążenie pracowników od wykonywania powtarzalnych zadań,
• możliwość dodawania nieograniczonej liczby kontrahentów, dla których mogą być pobierane dokumenty,
• skonfigurowanie dowolnej liczby punktów poboru,
• budowę bazy zwierającej dane o obiektach i kosztach mediów.

W ciągu zaledwie 2 lat, od kiedy robot został wprowadzony do urzędu, przyniósł setki tysięcy złotych oszczędności rocznie.

Robotyzacja kierunkiem przyszłości

Deloitte wskazuje, że rynek automatyzacji (w tym RPA – Robotic Process Automation – Zrobotyzowanej Automatyzacji Procesów) do roku 2024 osiągnie wartość aż
5 bilionów dolarów[1].

– Dostępność robotów jest coraz większa, co wpływa również na koszty wdrożenia takich rozwiązań. Obecnie wprowadzenie narzędzia RPA do firmy zajmuje zaledwie kilka dni, a koszty jego utrzymania są niewielkie – po niedługim czasie robot „zarabia” sam na siebie.  Korzystając z robotów cyfrowych dostępnych na rynku, samorządy mogą usprawnić pracę urzędu, zwiększyć jakość obsługi mieszkańca oraz obniżyć koszty funkcjonowania.– mówi Michał Wawiórko, Prezes Zarządu First Byte Sp. z o.o., właściciel marki Wizlink®. Dodaje: Wdrożenie robota w Urzędzie Miasta Bydgoszczy pokazuje, jakie realne korzyści mogą nieść one w jednostkach samorządowych. To nie tylko ogromne oszczędności, ale także zwiększona efektywność pracy.

Znaczące wyróżnienie

Smart City Expo Poland Award to konkurs mający na celu wyróżnienie najlepszych i najbardziej innowacyjnych rozwiązań, które przyczyniają się do tworzenia inteligentnych miast w Polsce. Nagrody przyznawane są zarówno przedsiębiorstwom, jak i jednostkom administracji lokalnej. Urząd Miasta Bydgoszczy otrzymał zaszczytne 1 miejsce w kategorii „E-usługa”. Nagrodę otrzymała również firma For Progress, która wdrożyła rozwiązanie.

Biorąc pod uwagę korzyści płynące z automatyzacji, a także kierunek, w którym zmierza świat, można spodziewać się, że coraz więcej placówek będzie decydować się na podobne technologie. Wpływ na to mają również konkursy i wydarzenia, takie jak Smart City Expo Poland, które z pewnością przyczyniają się do popularyzacji użycia technologii w samorządach. Obecnie wdrożeniem cyfrowego urzędnika wspierającego zarządzanie energią interesują się inne miasta, szczególnie takie posiadające rozproszoną strukturę PPE (Punktów Poboru Energii). Warto zaznaczyć, że rozwiązanie nie tylko wspiera zarządzanie energią elektryczną ale również zostało rozbudowane o energią cieplną. Dzięki temu wszystkie rozliczenia znajdują się w obrębie jednego rozwiązania w urzędzie.