Czy lista obecności pracownika może być prowadzona elektronicznie?

Lista obecności

Pracodawca może sam zdecydować, jak ustalać obecność w pracy. Nie ma obowiązku potwierdzania obecności pracowników. Lista obecności ułatwia prowadzenie ewidencji czasu pracy, chociaż jej nie zastępuje, nie zawiera bowiem wszystkich, koniecznych informacji. Najczęściej jest to wskazanie konkretnego dnia z podpisami pracowników. Nie uwzględnia ona czasu pracy, czy ilości godzin nadliczbowych. W interesie pracodawcy leży jednak prowadzenie takiej listy, gdyż może ona stanowić dowód w kwestiach spornych, dotyczących nieobecności pracownika. Jest ponadto przydatnym dokumentem kadrowym. Pracodawca może zrezygnować z listy obecności, jednak wtedy informacje dotyczące spóźnień i wcześniejszych wyjść musi uwzględniać w ewidencji czasu pracy. Więcej na ten temat mówi artykuł: Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Ponieważ każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, musi ona zawierać określone pozycje. Oddzielny dla każdego pracownika, imienny dokument wyszczególnia wymiar wykonywanej pracy, godziny nadliczbowe, dyżury, urlopy, zwolnienia lekarskie, wszelkiego rodzaju nieobecności. Zwolnienia lekarskie, wnioski o urlopy dołączone są do ewidencji, jako załączniki. Lista obecności nie zawiera tych wszystkich danych, nie może więc zastąpić ewidencji. Nie wskazuje ilości przepracowanych godzin, a tylko obecność danego dnia w pracy. Dlatego może stanowić uzupełnienie ewidencji.

Czy lista obecności jest przydatna?

Niedopełnienie ewidencjonowania czasu pracownika grozi grzywną w wysokości do 30000 zł, gdyż jest to obowiązek pracodawcy. Lista obecności z godzinami przyjścia i wyjścia z pracy każdego pracownika ułatwia wyliczenia nadgodzin i prowadzenie ewidencji. W przypadku nieporozumień z pracownikiem dotyczącym ilości przepracowanych godzin łatwo dzięki niej udowodnić stan faktyczny. Brak takiej dokumentacji może skutkować niepotrzebnymi nieporozumieniami.

Elektroniczna lista obecności

Wygodnym rozwiązaniem jest elektroniczna lista obecności. Nie wymaga ona comiesięcznego przygotowywania druków imiennych z podziałem na dni robocze. Dział kadr ma dzięki temu znacznie mniej pracy. Znika również ryzyko manipulacji danymi – nikt inny nie podpisze się za danego pracownika. Do kontroli czasu pracy można wykorzystać aplikację inewi.pl. Pozwala ona na automatyczne generowanie list obecności i kart ewidencji. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na składanie wniosków o urlop i zarządzanie delegacjami. Raporty generowane są automatycznie i na bieżąco, a pracodawca ma pod kontrolą wszelkie spóźnienia i nieobecności.

Chociaż lista obecności nie jest obowiązkowa, warto zaopatrzyć się w aplikację rejestrującą czas pracy. Daje to pracodawcy wgląd we wszystkie szczegóły związane z czasem pracy pracownika, pracownik zaś zyskuje wygodny dostęp do rejestracji czasu pracy oraz składania wniosków o urlop przy pomocy smartfona.