Jak przygotować przetarg na wyposażenie szkoły w 2026 roku? Praktyczny przewodnik dla JST

Szkoły, zamówienia publiczne i pracownie od firmy Aktin

W polskim systemie podmioty udzielające zamówień publicznych na rzecz szkół publicznych odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu sprawnego funkcjonowania placówek oświatowych. Do najważniejszych podmiotów należą organy prowadzące szkoły publiczne. Ze względu na przynależność do sektora finansów publicznych jednostki te zobowiązane są do stosowania Prawa zamówień publicznych.

Przyjmuje się, że przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia leży po stronie organu prowadzącego, a dyrektor szkoły nie bierze bezpośredniego udziału w tych czynnościach. Jednak w pewnych sytuacjach jednostka samorządu terytorialnego może powierzyć część zadań związanych z zamówieniem samej szkole lub osobie trzeciej. Dzięki temu szkoła może aktywnie uczestniczyć w organizacji potrzebnych usług i zakupów, np. planując wyposażenie szkół Bydgoszcz – pracownie i multimedia.

Szkoły publiczne również mogą być zamawiającym. W takich przypadkach dyrektor szkoły pełni funkcję kierownika zamawiającego – odpowiada za przygotowanie postępowania, prowadzenie procedury i podpisanie umowy. Ma tym samym wpływ na to, jak realizowane są zamówienia na sprzęt edukacyjny czy materiały dydaktyczne albo pracownie, jak pracownia językowa do przetargu w Bydgoszczy.

Zasady udzielania zamówień publicznych w szkołach

Ustawa Prawo zamówień publicznych wprowadza katalog zasad, które każdy zamawiający, w tym szkoła czy jednostka samorządu terytorialnego, musi respektować. Należą do nich m.in.: zasada równości i jawności. Zasada równości gwarantuje, że wszyscy wykonawcy są traktowani na równych prawach, a jawności z kolei zapewnia, że każda informacja o procedurze zamówieniowej i wynikach przetargu będzie dostępna. Dzięki współpracy z takim partnerem jak dostawca wyposażenia szkół Aktin Bydgoszcz placówki mogą bezproblemowo realizować inwestycje w nowoczesne pracownie, multimedia i sprzęt edukacyjny.

Postępowanie powinno być odpowiednio udokumentowane w formie pisemnej oraz prowadzone w języku polskim. Zamówienie należy powierzyć wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z obowiązującymi przepisami, a jako podstawową formę udzielania zamówień stosować przetarg.

Zamawiający określa swoje potrzeby i przygotowuje dokumentację przetargową, obejmującą opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz wymagania wobec wykonawców.

Następnie ogłasza postępowanie w Biuletynie Zamówień Publicznych (na platformie e-Zamówienia). Wykonawcy składają oferty spełniające wymagania formalne i merytoryczne, a zamawiający ocenia je według ustalonych kryteriów. Po wyborze najkorzystniejszej oferty podpisywana jest umowa, a wykonawca przystępuje do realizacji zadania pod nadzorem zamawiającego.

Od 2026 zamówienia do 170 tys. zł bez skomplikowanych procedur

Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczą zamówień i konkursów, których wartość jest równa lub przekracza, od 1 stycznia 2026 roku, 170 000 zł (bez VAT).

Kolejna ważna zmiana wejdzie w życie 1 lipca, kiedy jednostki sektora publicznego zostaną objęte obowiązkiem publikowania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów. Nowelizacja znosi limit wartości umów wprowadzanych do CRU. W CRU nie będą udostępniane informacje o umowach mające charakter niejawny np. ze względu na interes bezpieczeństwa państwa.

Podniesienie progu w PZP na pewno odczują szkoły, ponieważ zakup nowoczesnych pomocy dydaktycznych czy wyposażenia komputerowego często mieści się właśnie w przedziale do 170 tys. zł. Wyższy próg oznacza mniej sformalizowane procedury przy zamówieniach podprogowych. Dla szkół to realna szansa na sprawniejsze planowanie inwestycji, takich jak modernizacja sal lekcyjnych czy doposażenie pracowni przedmiotowych.