Planujesz zmianę opodatkowania działalności? Porady dla klientów księgowości w Bydgoszczy

Formy opodatkowania działalności gospodarczej

Wybór formy opodatkowania powinien być dopasowany do specyfiki działalności, poziomu przychodów oraz struktury kosztów. Każde rozwiązanie ma swoje zalety i ograniczenia, dlatego przed podjęciem decyzji warto zrozumieć podstawowe różnice między nimi – tym bardziej, że wpływają one nie tylko na wysokość podatku, lecz także na składkę zdrowotną oraz sposób prowadzenia księgowości.

Poniżej przedstawiam najważniejsze formy opodatkowania dostępne dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG).

Skala podatkowa (12% i 32%)

Skala podatkowa to tzw. „domyślna” forma opodatkowania i jednocześnie najczęściej wybierane rozwiązanie przez osoby rozpoczynające działalność gospodarczą. Podatek wynosi 12% do określonego progu dochodu (na moment pisania tego tekstu jest to 120 000 zł rocznie), a po jego przekroczeniu – 32% od nadwyżki ponad ten próg. Oznacza to, że wyższa stawka dotyczy wyłącznie tej części dochodu, która przekracza 120 000 zł, a nie całości zarobków.

Do największych zalet skali podatkowej należy możliwość korzystania z ulg, takich jak ulga na dzieci, ulga na internet, ulga termomodernizacyjna czy wspólne rozliczenie z małżonkiem. Istotnym atutem jest również kwota wolna od podatku w wysokości 30 000 zł rocznie. Ta forma opodatkowania może być korzystna dla przedsiębiorców osiągających umiarkowane dochody, posiadających wyższe koszty działalności lub chcących korzystać z dostępnych preferencji podatkowych.

Minusem skali podatkowej jest wejście w wyższy próg podatkowy po przekroczeniu limitu dochodu oraz sposób naliczania składki zdrowotnej – jest ona liczona od dochodu i nie podlega odliczeniu w takim zakresie jak przed zmianami przepisów. Mimo to skala podatkowa często sprawdza się na początku działalności, kiedy przedsiębiorca chce „przetestować” swój model biznesowy i zachować większą elastyczność w rozliczeniach.

Podatek liniowy (19%)

Podatek liniowy to stała stawka 19%, niezależnie od wysokości dochodu. Jest często wybierany przez przedsiębiorców osiągających wyższe dochody (tj. na moment pisania tego tekstu to jest w okolicach 150 000 zł rocznie), którzy nie mogą lub nie chcą korzystać z ulg przysługujących przy skali podatkowej.

Zaletą jest przewidywalność i brak progu podatkowego. Wadą – brak możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem czy korzystania z części ulg oraz sposób obliczania składki zdrowotnej, która również zależy od dochodu. W praktyce podatek liniowy bywa korzystny dla specjalistów i firm usługowych o stosunkowo wysokiej marży.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych polega na opodatkowaniu przychodu, a nie dochodu – nie uwzględnia się więc kosztów uzyskania przychodu. Stawka podatku zależy od rodzaju prowadzonej działalności oraz faktycznie wykonywanych usług. Konkretne stawki określa ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. W jej przepisach wskazano m.in. stawki 3%, 5,5%, 8,5%, 12% czy 15%, przypisane do określonych rodzajów działalności.

Ryczałt może być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców o niskich kosztach działalności, np. freelancerów, specjalistów IT czy firm świadczących usługi niematerialne. Do jego zalet należą prostsza księgowość oraz – w wielu przypadkach – niższa składka zdrowotna niż przy innych formach opodatkowania. Wadą jest brak możliwości rozliczania kosztów oraz ograniczony dostęp do ulg podatkowych. Choć na pierwszy rzut oka brak odliczania kosztów może wydawać się niekorzystny, w praktyce – po podsumowaniu całego roku – ryczałt bywa bardzo opłacalny. Przykładowo w małej gastronomii zastosowanie 3% stawki często okazuje się bardziej optymalne niż rozliczanie na zasadach ogólnych.

Wybór odpowiedniej stawki wymaga jednak ostrożności. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe zakwalifikowanie wykonywanych usług według klasyfikacji PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług). To faktyczny charakter świadczonych usług – a nie sam wpis PKD w CEIDG – decyduje o właściwej stawce ryczałtu. W praktyce wątpliwości interpretacyjne zdarzają się często, dlatego przedsiębiorcy nierzadko występują o indywidualną interpretację podatkową, aby zabezpieczyć się przed ewentualnymi konsekwencjami podczas kontroli. Przypadków, w których urząd skarbowy po kilku latach kwestionuje zastosowaną stawkę, nie brakuje, dlatego decyzja o wyborze ryczałtu powinna być poprzedzona dokładną analizą.

Spółki prawa handlowego

W praktyce niejednokrotnie okazuje się, że założenie np. spółki z o.o. może być rozwiązaniem bardzo korzystnym podatkowo nawet przy stosunkowo niewielkiej skali działalności. Taka forma prowadzenia biznesu sprzyja większej formalizacji i uporządkowaniu finansów firmy. Pełna księgowość wymusza bowiem ewidencjonowanie każdej operacji gospodarczej, co ogranicza niekontrolowane wydatki i pozwala lepiej zarządzać przepływami pieniężnymi. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to większą dyscyplinę finansową oraz wyraźne oddzielenie majątku prywatnego od firmowego.

Dodatkową możliwością dla spółek z o.o. jest tzw. estoński CIT, czyli model opodatkowania, w którym podatek dochodowy płacony jest dopiero w momencie wypłaty zysku wspólnikom. Oznacza to, że dopóki zysk pozostaje w spółce i jest reinwestowany, nie występuje bieżące opodatkowanie na poziomie CIT. Rozwiązanie to może być atrakcyjne dla firm planujących rozwój, inwestycje lub budowanie kapitału, jednak wiąże się z określonymi warunkami formalnymi i wymaga świadomego planowania struktury działalności. Estoński CIT to rozwiązanie bardziej zaawansowane, dlatego przed jego wyborem warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć błędów i ocenić realne korzyści w konkretnej sytuacji biznesowej.

Należy jednak pamiętać, że księgowość spółek prawa handlowego wiąże się z szerszym zakresem obowiązków niż w przypadku jednoosobowej działalności. Prowadzenie pełnych ksiąg, sporządzanie sprawozdań finansowych czy obsługa uchwał wspólników generują dodatkowe koszty. Dlatego przed podjęciem decyzji warto skonsultować się z doświadczonym biurem rachunkowym oferującym księgowość spółki z o.o. w Bydgoszczy, które przeanalizuje nie tylko stawki podatkowe, ale także koszty obsługi i specyfikę działalności.

Księgowość w Bydgoszczy, która poprowadzi proces zmiany opodatkowania

Wybór odpowiedniej formy opodatkowania to jedna z kluczowych decyzji przy organizowaniu i rozwijaniu działalności gospodarczej. To nie tylko kwestia stawki podatku, lecz całego modelu funkcjonowania firmy – od sposobu rozliczeń po poziom ryzyka i planowanie inwestycji.

Jeśli działasz na terenie województwa kujawsko-pomorskiego, warto prowadzić księgowość w Bydgoszczy – to duże miasto, pełne specjalistów w tej dziedzinie. Do biur rachunkowych godnych polecenia, które pomagają przedsiębiorcom bezboleśnie przejść przez proces zmiany opodatkowania, należy m.in. Kancelaria Gospodarcza z siedzibą przy ul. Łęczyckiej 14 w Bydgoszczy.

W praktyce Kancelarii Gospodarczej przy rozpoczęciu współpracy z nowym klientem standardem jest konsultacja z doradcą podatkowym. To często moment, który porządkuje model biznesowy i ustawia kierunek działania na kolejne lata. Podobne spotkanie ma miejsce również w sytuacjach wymagających zmiany formy opodatkowania lub istotnej reorganizacji działalności.

Zespół biura rachunkowego podchodzi do tego zagadnienia kompleksowo. Analizuje dane finansowe, plany rozwojowe oraz strukturę kosztów, a w bardziej złożonych przypadkach współpracuje równolegle z radcą prawnym i doradcą podatkowym. Takie szerokie spojrzenie pozwala wybrać rozwiązanie bezpieczne nie tylko podatkowo, ale również organizacyjnie.

Jeżeli szukasz wsparcia w tym zakresie, doświadczona księgowość w Bydgoszczy pomoże przejść przez cały proces – od analizy wariantów po formalności. Dobrze podjęta decyzja na początku roku może przynieść realne korzyści finansowe przez kolejne miesiące prowadzenia działalności.

Jak wybrać najlepszą opcję dla swojej firmy?

Jeśli jednak planujesz samodzielną ocenę sytuacji, wybór formy opodatkowania warto poprzedzić analizą, która pozwoli uniknąć decyzji podejmowanej „na wyczucie”. Najlepiej zacząć od odpowiedzi na kilka podstawowych pytań i spisania wniosków – to one pokażą, które rozwiązanie ma szansę być najbardziej opłacalne w danym roku podatkowym:

1. Czy mogę skorzystać z ulg podatkowych?
   Warto sprawdzić, czy w grę wchodzą ulgi (np. prorodzinna) lub wspólne rozliczenie z małżonkiem.
   
    
2. Jakie będą przewidywane przychody i koszty w danym roku?
   Kluczowa jest prognoza – nie tylko przychodów, ale kosztów.
   
    
3. Jakie są plany rozwojowe firmy?
   Inne podejście będzie właściwe, gdy firma ma działać stabilnie na obecnym poziomie, a inne, gdy planowane są inwestycje, zatrudnianie pracowników lub zmiana modelu biznesowego.
   
    
4. Jeśli to kontynuacja działalności – jak wyglądały wyniki w poprzednim roku?
   Warto wykonać analizę wsteczną: porównać przychody, koszty, dochód, sezonowość oraz rzeczywiste obciążenia podatkowo-składkowe. Taka analiza często daje bardziej wiarygodny obraz niż założenia „na przyszłość”.
   
    

Po zebraniu tych informacji najlepszym krokiem jest omówienie ich w gronie osób, które mają różne perspektywy: przedsiębiorcy, księgowego z biura rachunkowego oraz doradcy podatkowego. Taka „burza mózgów” pozwala nie tylko policzyć warianty, ale też ocenić ryzyka i wybrać rozwiązanie, które będzie optymalne nie tylko na papierze, lecz także w praktyce prowadzenia firmy. 

Zmiana formy opodatkowania – krok po kroku

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)

• Zmień wpis w CEIDG – najprościej zrobić to elektronicznie poprzez serwis biznes.gov.pl. Wystarczy złożyć wniosek aktualizacyjny CEIDG-1, wskazać nową formę opodatkowania, podpisać dokument (np. profilem zaufanym) i wysłać go online.
  
   
• Przekaż kopię wniosku do biura rachunkowego – księgowość powinna otrzymać potwierdzenie zmiany, aby odpowiednio dostosować sposób prowadzenia ewidencji, wyliczania zaliczek oraz składki zdrowotnej. Dalsze czynności techniczne i rozliczeniowe zwykle leżą już po stronie biura.
  
   

W przypadku wyboru estońskiego CIT (dla spółek)

• Złóż zawiadomienie ZAW-RD do urzędu skarbowego w ustawowym terminie. To formalny dokument potwierdzający wybór opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek (tzw. estońskim CIT).
  
   
• Przekaż kopię zawiadomienia do biura rachunkowego, aby mogło ono dostosować sposób rozliczeń i upewnić się, że spółka spełnia wszystkie warunki tej formy opodatkowania.
  
   

Jeżeli planujesz przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę prawa handlowego (np. spółkę z o.o.), zadbaj o odpowiednio przygotowany plan działania. Kluczowe jest zachowanie ciągłości działalności – zarówno pod względem umów z kontrahentami, jak i rozliczeń podatkowych, numerów NIP, VAT czy kont bankowych. Dobrze zaplanowana reorganizacja pozwala uniknąć przestojów operacyjnych i niepotrzebnych komplikacji w rozliczeniach – kluczową rolę będzie odgrywało tutaj biuro rachunkowe. Wspomniana wcześniej Kancelaria Gospodarcza w Bydgoszczy to biuro rachunkowe, które pomaga klientom bezboleśnie przejść przez proces zmiany opodatkowania działalności.

Do kiedy można zmienić formę opodatkowania

Dla jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG)

Zmiana formy opodatkowania jest możliwa raz w roku i musi zostać zgłoszona w określonym terminie. Zgodnie z przepisami przedsiębiorca ma na to czas do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskał pierwszy przychód w danym roku podatkowym. W praktyce oznacza to, że jeśli pierwszy przychód pojawi się w styczniu, decyzję należy zgłosić najpóźniej do 20 lutego.

Warto podkreślić, że wybór formy opodatkowania dotyczy całego roku podatkowego. Nie można zmienić jej w trakcie roku „od następnego miesiąca” tylko dlatego, że wyniki finansowe okazały się inne niż zakładano. Dlatego tak ważne jest wcześniejsze przeanalizowanie przychodów, kosztów i planów rozwojowych – decyzja podjęta w lutym będzie obowiązywać aż do końca danego roku podatkowego.

W przypadku wyboru estońskiego CIT (dla spółek)

W przypadku estońskiego CIT (czyli ryczałtu od dochodów spółek) terminy wyglądają nieco inaczej niż przy jednoosobowej działalności gospodarczej.

Aby skorzystać z estońskiego CIT od początku roku podatkowego, spółka powinna złożyć zawiadomienie ZAW-RD do właściwego urzędu skarbowego do końca pierwszego miesiąca roku podatkowego, w którym chce rozpocząć opodatkowanie tą formą, czyli zazwyczaj do 31 stycznia danego roku podatkowego.

Podsumowanie

Warto podkreślić, że nie istnieje jedna „właściwa” forma opodatkowania dla danej branży. Nawet wśród przedsiębiorców działających w tym samym sektorze sytuacja może wyglądać zupełnie inaczej – wszystko zależy od indywidualnej specyfiki działalności, poziomu kosztów, leasingów, zatrudnienia czy planów inwestycyjnych. Ostatecznie to liczby są najbardziej wiarygodnym doradcą i to one powinny decydować o wyborze formy opodatkowania.

Autor: Wiktor Soszyński – właściciel biura rachunkowego, od 2017 roku związany zawodowo z branżą księgową i podatkową. Na co dzień zajmuje się obsługą księgową przedsiębiorców, doradztwem w zakresie bieżących rozliczeń oraz organizacją procesów księgowych w firmach.