Jakie korzyści zapewnia zdalny odczyt plików DDD?

Czym są pliki DDD?

Pliki DDD (Digital Data Distiller) stanowią standardowy format danych, które zapisywane są w pamięci tachografów cyfrowych oraz na kartach kierowców. Gromadzą one cenną wiedzę na temat aktywności kierowcy, zdarzeń występujących podczas przewozów oraz wielu innych kwestii. Pliki DDD zawierają informacje związane m.in. z:

• czynnościami wykonywanymi przez kierowcę – można z nich dowiedzieć się np. o tym, jaki czas poświęcał on na jazdę, inną pracę, dyspozycyjność czy odpoczynek i przerwy,
• prędkością jazdy,
• długościami przebytych tras,
• zdarzeniami w trakcie jazdy,
• naruszeniami przepisów.

Charakterystyczną cechą plików DDD jest to, że do ich otwarcia potrzeba specjalistycznego oprogramowania. Nie są one przy tym przeznaczone do edycji. Wszystko po to, by w razie kontroli uprawniony organ nie miał wątpliwości co do autentyczności weryfikowanych danych.

Jak często należy sczytywać dane z kart kierowców i pamięci tachografów?

Systematyczny odczyt plików DDD oraz ich poprawna archiwizacja stanowią obowiązek przewoźnika:

• dane z kart kierowców muszą być pobierane przynajmniej raz na 28 dni,
• dane z tachografów zamontowanych w pojazdach należy pobierać przynajmniej raz na 90 dni.

Niedopatrzenia w zakresie regularnego sczytywania danych z kart kierowców i pamięci tachografów mogą w razie kontroli skutkować konsekwencjami finansowymi.

Na czym polega zdalny odczyt plików DDD?

Jak wspomnieliśmy we wstępie, przedsiębiorstwo transportowe ma do wyboru:

• pobieranie danych z kart kierowców i pamięci tachografów w tradycyjny sposób,
• zdalny odczyt plików DDD.

W pierwszym przypadku mamy do czynienia z bardziej czasochłonnym procesem, do przeprowadzenia którego konieczna jest fizyczna obecność pojazdu w bazie przedsiębiorstwa. Wymaga on większego zaangażowania pracowników administracyjnych i kierowców, a także pamiętania przez nich o terminowym pobieraniu danych. Z tego względu wiele firm transportowych decyduje się na drugie spośród wskazanych rozwiązań, czyli zdalny odczyt plików DDD.

Sczytywanie danych na odległość jest możliwe dzięki zastosowaniu telematyki, której potencjał wykorzystuje np. kompleksowy system Navifleet. Pozwala on m.in. na:

• zautomatyzowany, zdalny odczyt plików DDD – sczytywanie danych odbywa się w sposób zgodny z wcześniej ustalonym harmonogramem, dzięki czemu nie ma ryzyka przekroczenia wymaganych terminów,
• bezobsługowe przesyłanie plików DDD na wskazaną skrzynkę mailową – po zgromadzeniu kompletu plików DDD za określony miesiąc system automatycznie przesyła gotową do rozliczenia, zbiorczą paczkę danych na wybrany w ustawieniach adres e-mail,
• eliminację potrzeby sprowadzania pojazdu do bazy przedsiębiorstwa w celu pobrania danych, dzięki czemu zarówno flotowiec, jak i kierowca mogą zaoszczędzić czas,
• prawidłową archiwizację danych, która umożliwia łatwe odwołanie się do nich w razie kontroli.

Aby zdalny odczyt plików DDD był możliwy, należy zadbać o odpowiednie wyposażenie pojazdu. Przede wszystkim powinien zostać w nim zamontowany nowoczesny tachograf cyfrowy, który jest w stanie obsłużyć funkcję zdalnego odczytu. Pojazd musi być wyposażony również w lokalizator GPS i moduł TMR (Tacho Memory Reader) podłączany do gniazd C i D na tylnej ścianie tachografu. Moduł TMR odpowiada za współpracę z systemem telematycznym i pozwala na przesyłanie danych przez sieć komórkową. Dodatkowo, zdalny odczyt plików DDD wymaga użycia komputera firmowego:

• powinien być do niego podłączony specjalny czytnik, w którym umieszcza się kartę przedsiębiorstwa,
• na komputerze musi być również zainstalowana aplikacja odgrywająca rolę mostu między modułem TMR a kartą przedsiębiorstwa i czytnikiem kart.

Zdalny odczyt plików DDD jest rozwiązaniem, które może znacząco usprawnić zarządzanie flotą oraz rozliczanie czasu pracy kierowców. Dodatkowo pozwala ograniczyć ryzyko kar za naruszenia związane z nieprzestrzeganiem obowiązujących terminów sczytywania kart kierowców i tachografów.

Zdalny odczyt plików DDD: najważniejsze korzyści dla firmy transportowej

Przewoźnicy, którzy zdecydują się wdrożyć w firmie zdalny odczyt plików DDD, mogą zapewnić sobie wiele korzyści. Jakie są kluczowe profity wynikające z wykorzystania nowoczesnych rozwiązań, takich jak np. system Navifleet, umożliwiających sczytywanie kart kierowców i tachografów na odległość?

• Pewność co do działania w zgodzie z przepisami: zdalny odczyt plików DDD jest procesem zautomatyzowanym, odbywającym się według przyjętego harmonogramu, co sprawia, że nie ma ryzyka przekroczenia obowiązujących terminów. Regularne pobieranie danych z kart kierowców i pamięci tachografów pozwala uniknąć kar ze strony organów kontrolnych.
• Oszczędność czasu i redukcja kosztów: koniec z niepotrzebnymi powrotami kierowców do bazy. Zdalny odczyt plików DDD umożliwia terminowe pobranie danych także wtedy, gdy pojazd znajduje się w trasie – wiele kilometrów od siedziby przedsiębiorstwa. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i wyeliminować zbędne przejazdy, co przyczynia się do zwiększenia efektywności floty.
• Usprawnienie procesu rozliczania kierowców: możliwość automatycznego przesyłania plików DDD na skrzynkę mailową osoby zajmującej się rozliczaniem czasu pracy kierowców sprawia, że cały proces staje się szybszy i mniej narażony na ludzkie błędy.
• Bezpieczne gromadzenie cennych informacji: firmy korzystające z nowoczesnych systemów, takich jak Navifleet, zapewniają sobie to, że zdalnie pobierane dane są przechowywane w bezpiecznym miejscu. Użytkownicy mają do nich wygodny dostęp, co ma duże znaczenie z dwóch podstawowych powodów. Po pierwsze, w razie kontroli ITD można w prosty sposób do nich sięgnąć, a po drugie – zgromadzone dane stanowią świetny materiał do analizy. Może ona stać się przyczynkiem do podjęcia działań ukierunkowanych na podniesienie wydajności floty lub poprawę jakości pracy kierowców.

Szeroka gama zalet charakteryzujących zdalny odczyt plików DDD powoduje, że stanowi on atrakcyjne rozwiązanie dla firm transportowych dążących do optymalizacji procesów flotowych.