Kogo dotyczy obowiązek korzystania z KSeF?

Poniższy artykuł pomoże Ci jasno zrozumieć:

• kogo dotyczy KSeF,
• od kiedy obowiązek będzie wymagany,
• jakie są wyjątki,
• co zrobić, aby przygotować firmę,
• jakie narzędzia pomogą w łatwym wejściu do systemu.

KSeF – wstęp do rewolucji fakturowej

Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma, która zastąpi dotychczasowe formy wystawiania faktur – w PDF-ach, programach komputerowych czy wersji papierowej.

Od momentu wejścia obowiązku każda faktura sprzedażowa musi przejść przez KSeF, a jej ważność będzie potwierdzona dopiero po nadaniu specjalnego numeru KSeF przez system.

To ogromna zmiana, która – jak wskazuje wielu ekspertów – ma „uszczelnić polski system VAT” i wprowadzić jednolity, łatwo analizowany format dokumentów. Zmiana dotknie praktycznie każdego przedsiębiorcę, od mikrofirm po największe koncerny.

Kogo dotyczy KSeF? – Wprowadzenie do kluczowego zagadnienia

Najważniejsze pytanie brzmi: czy KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich?
Odpowiedź jest jednoznaczna: tak – obowiązek obejmie niemal wszystkich przedsiębiorców działających w Polsce.

Dotyczy to:

• czynnych podatników VAT
• przedsiębiorców zwolnionych z VAT
• jednoosobowych działalności gospodarczych
• spółek (cywilnych, z o.o., akcyjnych, komandytowych i innych)
• fundacji, stowarzyszeń, organizacji, jeśli wystawiają faktury
• jednostek samorządu terytorialnego (w tym jednostek miejskich)
• rolników ryczałtowych, jeśli wystawiają faktury
• podmiotów zagranicznych zarejestrowanych na VAT w Polsce
• lekarzy, prawników, artystów, freelancerów, trenerów – jeśli wystawiają fakturę

Nie ma znaczenia ani branża, ani wielkość firmy, ani to, czy ktoś wystawia trzy faktury miesięcznie, czy trzysta.

Wyjątki są nieliczne i dotyczą ściśle określonych przypadków.

Daty wejścia obowiązku – Wprowadzenie do harmonogramu

Przepisy przewidują dwa główne terminy:

1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych firm

Dotyczy przedsiębiorców, którzy w 2024 r. osiągnęli sprzedaż powyżej 200 mln zł brutto.

1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich pozostałych

To data, która obejmie:

• mikroprzedsiębiorców,
• małe i średnie firmy,
• JDG,
• freelancerów i wykonawców usług,
• przedsiębiorców zwolnionych z VAT,
• firmy usługowe, handlowe i produkcyjne,
• samorządy, w tym jednostki miejskie (np. ZDM, szkoły, ośrodki kultury).

Jeśli więc prowadzisz firmę w Bydgoszczy – jednoosobową czy kilkuosobową – najpóźniej od 1 kwietnia 2026 r. będziesz musiał korzystać z KSeF.

Kto nie musi korzystać z KSeF?

Wyjątki są nieliczne i czasowe.

Do końca 2026 roku można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli:

• łączna miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł brutto.

To ważna ulga szczególnie dla najmniejszych działalności, np.:

• rękodzielników,
• korepetytorów,
• grafików wystawiających pojedyncze faktury,
• mikrofirm usługowych.

Ale od 2027 roku już wszyscy bez wyjątku będą musieli wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF.

Dodatkowo Faktury dla konsumentów B2C nie muszą być wystawiane w KSeF.

Jeśli jednak prowadzisz sklep czy salon usługowy, a klient poprosi o fakturę – będzie ona już musiała przejść przez system.

Co z przedsiębiorcami bez dostępu do Internetu?

Ministerstwo potwierdziło: Internet jest niezbędny do korzystania z KSeF.

Osoby, które nie posługują się komputerem, mogą:

• nadać pełnomocnictwo księgowej,
• korzystać z aplikacji mobilnej,
• skorzystać z trybu offline24 (gdy internet chwilowo nie działa).

To ważna informacja dla przedsiębiorców w starszym wieku, prowadzących małe, lokalne firmy.

Jak przygotować firmę? – Wstęp do praktyki

Proces wejścia do KSeF można podzielić na trzy kroki:

Krok 1. Załóż profil zaufany lub podpis elektroniczny

Bez tego nie zalogujesz się do systemu.

Krok 2. Sprawdź, czy Twój program do faktur obsługuje KSeF

Jeśli korzystasz z narzędzi starego typu – zainstalowanych na komputerze lub z Excela – może to być niemożliwe.

W takim przypadku warto przejść na nowoczesny system online, np. faktura.pl/ksef

Serwis jest już w pełni zintegrowany z KSeF i pozwala na szybkie, wygodne wystawianie faktur bez specjalistycznej wiedzy technicznej.

Krok 3. Przeszkól siebie i pracowników

Dobrą praktyką jest przećwiczenie:

• logowania do systemu,
• wysyłki faktury testowej,
• odbioru faktur zakupowych.

Jak wybrać program do fakturowania pod KSeF? – Wstęp

W erze KSeF najważniejsze jest, aby program:

• generował faktury w strukturze XML,
• łączył się automatycznie z systemem KSeF,
• był regularnie aktualizowany,
• miał możliwość odczytu i pobierania faktur zakupowych,
• zapewniał wygodne tworzenie faktur roboczych.

Dobry wybór jest szczególnie ważny dla przedsiębiorców z Bydgoszczy, gdzie wiele firm działa dynamicznie i obsługuje klientów biznesowych.

Jeżeli porównujesz narzędzia, pomocny będzie ranking Najlepsze programy do fakturowania
Znajdziesz tam analizę najpopularniejszych systemów oraz porównanie funkcji pod kątem KSeF.

Czy KSeF dotyczy również Ciebie?

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, odpowiedź brzmi: tak.
KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury, niezależnie od branży, wielkości czy lokalizacji.

Najpóźniej od 1 kwietnia 2026 r. każda firma – również ta w Bydgoszczy – będzie musiała przejść na nowy system.

Warto zacząć przygotowania już teraz:

• założyć profil zaufany,
• wybrać dobry program do fakturowania,
• przetestować wysyłanie dokumentów.