Czy warto powierzyć obsługę kadrowo-płacową firmie outsourcingowej?

Co obejmuje outsourcing kadr i płac?

Pojęcie outsourcingu odnosi się do przekazania części lub całości zadań z jakiegoś obszaru zewnętrznej firmie. To ona odpowiada za ich realizację, przejmując w ten sposób obowiązki, które normalnie spoczywałyby na pracownikach przedsiębiorstwa będącego jej klientem. W taki sposób działa też outsourcing kadr i płac. Zagadnienia kadrowo-płacowe zazwyczaj leżą po stronie działu HR, jednak w tym przypadku są oddelegowywane specjalistom zatrudnionym w zewnętrznym podmiocie.

Przedsiębiorstwa outsourcingowe oferujące usługi z zakresu kadr i płac dostarczają szereg kompleksowych rozwiązań. Zajmują się takimi sprawami jak m.in.:

• przygotowywanie, kompletowanie i aktualizowanie akt osobowych pracowników;
• obsługiwanie rozliczeń różnego typu urlopów;
• naliczanie pensji;
• wykonywanie przelewów z wynagrodzeniami;
• wystawianie potrzebnych zaświadczeń związanych z zatrudnieniem (np. świadectw pracy);
• tworzenie stosownych deklaracji m.in. do urzędu skarbowego i ZUS-u;
• prowadzenie ewidencji związanej ze zwolnieniami lekarskimi;
• nadzór nad badaniami lekarskimi i szkoleniami z zakresu BHP;
• sporządzanie raportów kadrowo-płacowych.

To oczywiście jedynie część obowiązków, które przejmuje podmiot outsourcingowy. Taka firma może zadbać o całokształt działań kadrowo-płacowych. Oprócz tego profesjonalne przedsiębiorstwa często też oferują np. obsługę PPK oraz gwarantują doradztwo z obszaru zarządzania kapitałem ludzkim.

Jakie korzyści płyną z outsourcingu kadrowo-płacowego?

Zlecenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu podmiotowi outsourcingowemu może być niezwykle korzystne. Przede wszystkim to często tańsze rozwiązanie niż prowadzenie własnego działu HR, które wiąże się z wieloma wydatkami wynikającymi m.in. z konieczności samodzielnego zrekrutowania specjalistów, zorganizowania ich stanowisk pracy, wypłacania im pensji, przeznaczania budżetu na szkolenia itp. Outsourcing pozwala więc na zmniejszenie kosztów administracyjnych i związanych z zatrudnieniem.

Dzięki oddelegowaniu zadań kadrowo-płacowych outsourcerowi dana firma może w pełni skoncentrować się na głównym przedmiocie swojej działalności i realizowaniu kluczowych celów biznesowych. To pozwoli poprawić jej funkcjonowanie i zwiększyć rynkową konkurencyjność.

Oprócz tego, korzystając z outsourcingu, przedsiębiorcy mają pewność, że wszystkie zagadnienia z zakresu kadr i płac zostaną załatwione terminowo i w zgodzie z aktualnymi przepisami. Zewnętrzny podmiot gwarantuje bowiem dostęp do wysoko wyspecjalizowanych fachowców, którzy są na bieżąco z najnowszymi zmianami prawnymi i zawsze chętnie służą radą. W razie jakichkolwiek uchybień odpowiedzialność spada na firmę outsourcingową, co również daje przedsiębiorcom pewność i bezpieczeństwo.