Przedłużenie umowy najmu a świadectwo energetyczne – czy trzeba przekazywać dokument ponownie?

Odpowiedź nie sprowadza się do prostego „tak” albo „nie”. W praktyce znaczenie mają trzy elementy: forma przedłużenia (nowa umowa czy aneks), czy świadectwo było już przekazane oraz czy dokument nadal jest aktualny.

Co mówią przepisy – punkt wyjścia

Przepisy wiążą obowiązek przekazania świadectwa z zawarciem umowy najmu budynku lub jego części. Najemca ma prawo otrzymać świadectwo (w praktyce: kopię lub wydruk), a nie może zrzec się tego prawa.
Ustawa nie opisuje jednak wprost „przedłużenia” ani „aneksu”, więc w praktyce kluczowe staje się to, czy przedłużenie wygląda jak nowe zawarcie umowy, czy tylko modyfikacja już istniejącej.

Najważniejsze rozróżnienie: nowa umowa vs aneks

1) Podpisujesz nową umowę najmu (nawet z tym samym najemcą)
To najbezpieczniejszy przypadek interpretacyjnie: skoro zawierana jest nowa umowa, rekomendowane jest przekazanie świadectwa ponownie (najpóźniej w dniu podpisania nowej umowy). W praktyce pozwala to zamknąć temat „na czysto”, bez dyskusji, czy poprzednie przekazanie było skuteczne i udokumentowane.

2) Przedłużasz najem aneksem (zmieniasz tylko okres trwania, reszta zostaje bez zmian)
Tu praktyka jest bardziej elastyczna. Jeśli świadectwo było już przekazane przy pierwotnej umowie, a aneks jedynie wydłuża czas trwania, część źródeł wskazuje, że nie ma potrzeby „wręczać tego samego dokumentu” ponownie, bo nie dochodzi do zawarcia nowej umowy – tylko do modyfikacji istniejącej.
Jeśli jednak świadectwa wcześniej nie przekazano (albo nie ma dowodu przekazania), aneks jest dobrym momentem, aby ten obowiązek nadrobić i odnotować.

Kluczowy warunek praktyczny: czy świadectwo było przekazane wcześniej?

To najczęściej rozstrzyga sprawę:

• Jeśli najemca dostał świadectwo (kopię/wydruk) i dokument jest nadal aktualny – zwykle nie ma potrzeby ponownego przekazywania, ale warto mieć prosty dowód przekazania (wzmianka w umowie/protokole, mail z załącznikiem).
• Jeśli najemca nie dostał świadectwa (albo nie jesteś w stanie tego wykazać) – lepiej przekazać dokument przy aneksie albo przy nowej umowie i dopisać krótką klauzulę potwierdzającą przekazanie.

Aktualność dokumentu: kiedy warto wrócić do tematu mimo wcześniejszego przekazania?

Nawet jeśli świadectwo było przekazane, rozsądnie jest sprawdzić, czy:

• dokument jest nadal w okresie ważności,
• po jego sporządzeniu nie było prac wpływających na charakterystykę energetyczną (np. wymiana okien, źródła ciepła, docieplenie).

Jeżeli takie zmiany były, w praktyce lepiej mieć dokument odzwierciedlający aktualny stan nieruchomości, zwłaszcza przy dłuższym najmie i przy formalnym „porządkowaniu” dokumentów w relacji z najemcą.

Najbezpieczniejsza procedura dla właściciela

Jeśli celem jest spokój formalny (i brak ryzyka, że ktoś w przyszłości zakwestionuje domknięcie obowiązku), dobrze działa prosta zasada:

• Nowa umowa → przekaż świadectwo ponownie i wpisz do umowy jedno zdanie potwierdzające przekazanie.
• Aneks → jeśli dokument był przekazany wcześniej, wystarczy mieć dowód; jeśli nie był — przekaż przy aneksie i odnotuj to w aneksie/protokole.

W praktyce jedna krótka klauzula potrafi oszczędzić wielu pytań w przyszłości.

Wątek lokalny: Świadectwo energetyczne w bydgoszczy

Gdy przedłużenie najmu jest „na termin” (np. aneks podpisywany tuż przed końcem umowy), często liczy się szybkie domknięcie formalności. Wtedy właściciele szukają wykonawcy lokalnie, wpisując frazę Świadectwo energetyczne w bydgoszczy, aby dopasować realizację do harmonogramu podpisania dokumentów i uniknąć sytuacji, w której brak świadectwa blokuje formalne przedłużenie.