Papierowa dokumentacja pracownicza odchodzi do lamusa

Przedsiębiorca będzie mógł teraz dowolnie wybrać formę przechowywania dokumentów (papierową albo elektroniczną). Obie postacie dokumentacji będą równoważne np. w sprawach urzędowych.

Tworzenie nowej dokumentacji elektronicznej

Zgodnie z nowymi przepisami, elektroniczną formę dokumentów pracowniczych można tworzyć na dwa sposoby: albo od razu elektronicznie, albo przez przetworzenie papierowej dokumentacji. Ten pierwszy sposób można wybrać, jeśli pracodawca i pracownik posługują się podpisem elektronicznym. Zazwyczaj pracownicy nie dysponują podpisami elektronicznymi i dokumenty podpisywać będą ręcznie. W tej sytuacji możliwe jest też tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez skan dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej osoby. Podpis potwierdza zgodność treści dokumentu papierowego z treścią dokumentu cyfrowego.

Nie można żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on posiadał taki podpis, jeśli go nie ma, to wnioski i dokumenty są podpisywane tradycyjnie.

Zamiana papierowej dokumentacji na wersję cyfrową

Przy zmianie dokumentację z papierowej na elektroniczną, najpierw trzeba zrobić skany lub w inny sposób sporządzić odwzorowanie cyfrowe.

Zmianie na wersję cyfrową mogą zostać poddane akta zarówno byłych, jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt.

Następnie dokumenty te trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzając zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Co zrobić po zmianie formy dokumentacji

Poprzednią postać dokumentacji pracowniczej możesz zniszczyć po upływie 30 dni od dnia poinformowania pracowników o możliwości jej odbioru. O zmianie postaci przechowywania dokumentacji należy poinformować także byłych pracowników: na piśmie lub elektronicznie.

Więcej informacji na stronie biznes.gov.pl/eakta